ORIENTĂRI PNTRU UTILIZAREA COMUNICAŢIEI ELECTRONICE ÎN ROTARY INTERNATIONAL
Adoptate de Consiliul de Directori al Rotary International în Decizia # 166, în Noiembrie 2000
Comunicatia electronica, a devenit rapid metoda preferată de comunicare în lumea nostra Rotariana. Aceste linii directoare au fost dezvoltate pentru a promova şi utiliza eficient comunicatiile electronice electronice.
Utilizarea adreselor de mail confidentiale
Liderii Rotarii si Rotarienii interesati, în viitor, in ocuparea de poziţii de conducere la orice nivel al Rotary sunt puternic încurajati să foloseasca email si Internet. (A se vedea Recomandarea RI Board noiembrie 1999).
În cazul în care un Rotarian foloseste adresa de la club, sau de la districtul Rotary International, Rotarianul astfel recunoaşte şi este de acord că poate folosi adresa de e-mail numai în scopuri de comunicare Rotary la acest nivel. Rotarianul care accepta o functie de conducere trebuie sa recunoască şi să accepte că adresele de email vor fi folosite pentru comunicare in organizatie, după caz, la toate nivelurile din Rotary International.
Nimeni nu ar trebui să distribuie liber Adresele de e-mail, fără consimţământul titularului. În mod similar, transmiterea de e-mail nu ar trebui să se facă fără a obţine permisiunea dreptului de autor, cind e cazul.
Grupul şi Broadcast Email:
Nu ar trebui ca adresa unui rotarian să fie adăugată la un "e-grupuri" sau alt tip de listă de adrese fără ca persoana in cauza sa isi arate permisiunea; exceptie fac liste specifice stabilite pentru RI Directori, Trustees, şi ofiţeri (inclusiv, dar nu se limitează la Corpul guvernatorilor, DGE, DGN), precum şi membrii Comitetului RI, RI Task Force preşedinţi şi coordonatori, DICOs, CICOs, şi Preşedintele Club. În temeiul de a fi acceptate de sarcinile şi responsabilităţile lor in aceste pozitii, Rotarienii inclusi în lista de "exceptie" se presupune că au dat permisiunea de a primi e-mail prin pozitia ocupata.
Ori de câte ori este posibil, mailul unic este încurajat. Când este esenţial pentru a eficienţa,se permit Email-uri pentru un grup de Rotarieni direct implicati într-o anumită activitate sau interesati într-un anumit subiect. Includerea in astfel de grupuri a Rotarienilor care ar putea să nu trebuie să primească E-mail este descurajata, pentru a ajuta la minimizarea cantităţii de email primit.
Broadcast Email descurajat, cu excepţia cazului în care este esenţială pentru eficienţa sau eficacitatea.
Rotarienii trebuie frecvent sa foloseasca cu precautie Broadcast Email, care nu ar trebui să fie utilizat în afara zonei de responsabilitate alocate într-o altă zonă, fără obtine o prima permisiunea de la Rotarianul responsabil. Transmiterea de imagini sau adrese de email ale altor lideri este descurajata.
Email Form:
Identificarea liniei Subiect poate fi utila şi eficienta în identificarea nui mail rotarian.
"Rotary" ar trebui să fie folosite în linia de subiect.
Toate emailurile rotariene trebuie să conţină o semnătură bloc care include numele persoanei şi titlul sau denumirea comisiei (dacă este cazul).
Răspunsurile trebuie să fie plasate în partea de sus a unui mesaj pentru a fi usor de reperat.
Toate politicile şi procedurile cuprinse în Manualul de procedura Rotary International referitoare la circulatia documentelor se aplică tuturor formelor de comunicare email.
Laconism:
Concizia în toate mesajele de poştă electronică este încurajată. Acolo unde este posibil ", copiati şi lipiti" conţinutul în corpul email-ului, mai degrabă decât a adăuga ataşări. Când fişierele ataşate trebuie să fie utilizate, folositi un fişier forma în general folosit de toată lumea, cum ar fi Adobe Acrobat sau Rich Text Format.
Comunicare in lant, baze de date securizate şi gestionare de la PRI,Dg la Presedintele de Club
Un astfel de lanţ de comunicare între aceste trei birouri este considerat special şi rezervat.
În astfel de lant de comunicare, structura organizationala trebuie a fi respectata.
Preşedintele RI va comunica prin e-mail cu Corpul DG şi al Preşedinţilor de club
bi-lunar, adresindu-se intregii echipe. Numai în circumstanţe speciale, care, în hotărârea Presedintelui, necesită rapid comunicarea, va transmite mailuri peste frecventa bilunara. Din motive logistice, RI Preşedintelui nu poate răspunde la toate e-mailurile.
Rotarinii sunt încurajaţi să:
1. În primul rând comunice pe probleme cu guvernatorul lor sau, dacă este cazul, Task Force Coordonator.
2. Luaţi în considerare a comunica cu personalul secretariatului pe care il gasiti in Rotarian Magazine.
Baza de date de adrese de email pentru această comunicare in lanţ este stocata şi gestionatea de Secretariat. Securitatea acestei informaţii este importanta, şi cererile de acces la aceste informaţii de la alţii, vor fi aprobate de Preşedintele RI sau de Secretarul General. Este insa indoielnic ca Preşedintele dea permisiunea unui alt Webmaster de a avea acces la adresele de e-mail a guvernatorilor şi preşedinţilor Club.Este indoielnic de asemenea ca Secretarul General sa dea o astfel de aprobare unui agent persoană pentru un anumit scop de comunicare.
Rotarieni lideri cheie: Task Force desemnaţi, DICO, DTFC, DMDC,CICO
Acest lanţ de comunicare este esenţial pentru funcţionarea cu succes a grupurilor de lucru şi Administratia Rotary. Această bază de date va fi stocata la Secretariat şi gestionata de Secretariat, dar va fi la dispoziţia conducatorilor de grupuri de lucru, precum şi altor lideri cheie astfel cum a fost aprobata de către Preşedinte sau de Secretarul general. În acest moment, este greu de crezut că o astfel de activitate se va face în afara sistemul e-mail rotarian.
Corpul Guvernatorilor si Presedintilor de club alesi
Acest lanţ de comunicare este esenţial pentru continuitate şi ajuta Preşedintele RI in planificare.
Această bază de date va fistocata la Secretariat şi gestionata de Secretariat, dar va fi disponibila pentru Presedintele Ales, şi altor lideri Rotary cheie aprobati de către Preşedintele Ales sau de Secretarul General.
Update şi distribuţie de baza de date
Când a aprobat, MIS va oferi baza de date actualizata, în format electronic, ca o Foaie de lucru Excel, pe o rutină în baze regulate şi în prima săptămână a fiecărei luni.
Suplimentare de poziţii cheie la sistemul de inregistrare www.rotary.org
Secretarul General va examina şi aproba toate completările de poziţii cheie în Sistemul de inregistrare.
Nici un grup sau o lista nu poate fi utilizată pentru exprimarea opinii politice sau distribuţie "spam", cum ar fi glume,etc.
Liste cu emailuri nu trebuie să fie publicate în orice formă, care sa fie la dispoziţia publicului.
Site-uri care conţin liste sau adrese de e-mail (altele decât cele de e-mail adrese de webmasteri) ar trebui să fie protejată prin parolă. Aceste parole ar trebui să nu pot fi distribuite la non-Rotarieni.
Toţi utilizatorii de e-mail ar trebui să fie încurajati să menţină la zi o versiune de viruschecking de software pe computerele lor.
